業務を効率化してスキルアップの時間にしたいけど、仕事がなかなか終わらない。。
どうやって業務効率化したらいいの？
仕事がいっぱいで毎日残業続き、、自分の時間もなかなか取りにくい。業務を効率化して自分の時間を増やしたいと考えることってありますよね。
そんなときに使える7つの方法を紹介します。
自分でやる必要のない仕事は任せる
自分のやる必要のない仕事は任せるようにしましょう。
全ての仕事を自分でやる必要はありません。
自分の仕事を棚卸しして、人に任せることができないかを考えましょう。
そして、その仕事を任せるための準備をして、任せてみましょう。
人に任せる方が大変な時もあるかもしれませんが、自分の分身を作るように教育していくことが必要になります。同じような仕事は、複数回やってくることがほどんどです。なので、あらかじめその仕事をできる人を教育しておいて、同じ仕事がきたときはその人に任せれば、自分がやる必要がない仕事から解放されます。
その人に、マニュアルを作ってもらって、他の人にもできるようにすれば、尚良しですね。
任せていた人が異動になっても、そのマニュアルがあれば、教育が楽になります。
優先順位をつける
自分がやるべき仕事だけにした後は優先順位をつけましょう。
そして、この優先順位が正しいか上司の判断も確認しておきましょう。
なぜなら、自分の優先順位と異なっていた時にせっかく頑張ったのに、評価されないことがあるからです。
例えば、お客様へのプレゼン資料Aと社内報告の資料Bの作成を頼まれて、お客様へのプレゼン資料Aに取り掛かったが、実はその資料は来週でも良くて、本当は社内報告用の資料Bは明日の午前中にある責任者会議で必要だったら、その日の終わりに上司から「Bの資料はまだか？」と聞かれますよね。その時にまだ出来ていないとなったら、残業して作成しなければならない事態になるかもしれません。
目的や方向性を確認してから取り掛かる
優先順位をつけるということもそうですが、目的や進むべき方向性は、必ず確認してから仕事に取り掛かりましょう。このことができていないと、資料で言いたいことが逆のことを言ってしまったりして修正にも時間がかかりますし、そもそも、誤った資料を作る時間が無駄になります。
無駄なことをしないためにも、必ず確認してから仕事をしましょう。
６０％くらいの出来 叩きを作る
まずは60%の出来の叩きを作って、たくさんの方に確認してもらいましょう。
そうすることで、もし方向性が間違っていればその時点で修正してもらえますし、より良い意見ももらえます。
そうすることで、残りの20%の向上も意見を取り入れることですぐに達成することができます。
なので、高速で60%の出来でいいので作成して、報告しましょう。
ここでいう60%の出来というのは、全体像が出来上がっている状態で、大筋がわかるようにしておきましょう。
過去の成果物を使い回す
60%の叩きの資料を作る時でも必ず、過去の成果物がを使うことを考えましょう。
0から資料を作るのは本当に過去の成果物が使えない時です。でもそんなことはほとんどないはずです。ググれば、ほとんどの資料に活用できるものが出てくるはずです。
オリジナルの資料は必要ありません。テンプレートを活用です。とてつもなくわかりにくい資料であれば別ですが。。
ここで言いたいことは、徹底的に、過去作られた資産を有効活用しましょうということです。
フレームワークを使う
成果物を使い回すのとほぼ同じですが、フレームワークを活用することで、思考の整理もしやすいですし、何より読み手にとってわかりやすい資料が作成できます。
ロジックツリー、ピラミッドストラクチャーなどのフレームワークがあります。そのほかにマトリクス＝表を使って整理することやフィッシュボーン図などの要因分析するための図などいくつか存在します。
ショートカットキーを活用する
パソコンの操作を早くすることで、業務を効率化することも必要です。
タイピングが速いことに越したことはないですが、長い文章だと特にコピー＆ペーストには敵いませんよね。例えば、Excelを名前をつけて保存する時、WindowsではF12キーを押すことで、ショートカットできます。普通なら、手をマウスにおいて３クリックくらいしないと名前をつけて保存できないですが、一つのボタンで名前をつけて保存することができます。こういったちょっとしたことでも何百回と行いますし、この一つのショートカットだけでなく至る所でショートカットを駆使することで、長期的にみて大幅な時間を捻出することができます。一つずつでも良いので、ショートカットを覚えて使っていきましょう。
時間の使い方については下記の内容も参考にしてください
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